En tant qu’assistant(e) de gestion administrative et commerciale d’une entreprise, vous êtes toujours happé par le temps. Tâches administratives, appels clients, dossiers à traiter en urgence, imprévus à gérer avec les fournisseurs… Vous vous retrouvez en fin de journée avec la nette impression de ne pas avoir avancé sur vos dossiers. Optimiser votre organisation est aujourd’hui impératif.
La journée s’apparente souvent à une véritable course contre la montre pour réaliser toutes les tâches prévues dans son agenda. Alors, comment ne pas se laisser déborder ? Comment gagner du temps et de la sérénité sur les tâches indispensables du métier qu’il est difficile d’annuler ? Comment définir ses priorités et s’y tenir ? Des méthodes testées et éprouvées existent pour mieux gérer votre temps au quotidien.
Listez vos tâches avec une to-do-list
Avez-vous pensé à établir votre to-do-list pour la journée ? Définir ce que l’on va faire en arrivant le matin (ou la veille avant de quitter le bureau, c’est encore mieux !) permet de commencer directement son travail. Le simple fait de réfléchir quelques minutes à ce que vous devez faire et l’écrire vous permettra de voir les choses autrement et de gagner du temps.
Résultats : Votre organisation de travail cadre votre journée. En établissement une to-do-list avec des objectifs concrets et atteignables, vous serez d’autant plus productif. Vous passerez d’une tâche à l’autre rapidement, en sachant parfaitement ce que vous devez faire.
Prioriser et planifier vos tâches pour optimiser votre temps
Vous vous demandez si cette tâche est urgente, importante ou les deux ? Difficile de conjuguer au quotidien toutes vos casquettes.
Prioriser ses tâches est fondamental pour reprendre en main sa charge de travail. Classer les tâches selon 4 conditions :
- Urgent et important : les tâches que vous devez faire immédiatement
- Important, mais pas urgent : les tâches que vous programmerez pour plus tard
- Urgent, mais pas important : les tâches que vous devriez déléguer à quelqu’un d’autre
- Pas urgent et pas important : les tâches que vous pouvez faire plus tard, quand le planning sera plus souple.
Gagnez du temps dans la gestion de vos e-mails
Le mieux pour une gestion optimale de vos mails est de vous fixer des règles lors de la consultation : pas plus de 2 à 3 fois par jour. Ménagez-vous des plages horaires pour consulter vos mails et n’ouvrez votre boîte mail qu’à ce moment-là.
Lorsque vous consultez vos mails, faites la distinction entre les messages auxquels vous pouvez répondre en moins de 5 minutes et les autres. Répondez immédiatement aux premiers et intégrez les autres à votre to-do-list.
Créez des indisponibilités dans votre agenda pour les tâches importantes
Lorsque vous décidez de traiter des sujets importants qui nécessitent de la réflexion, accordez-vous des plages horaires durant lesquelles vous ne souhaitez pas être dérangé. Cela ne signifie pas pour autant de décrocher totalement de votre activité. Il s’agit de prendre du recul tout en continuant à contrôler les situations, mais de manière distanciée.
Équipez-vous d’une solution digitale pour optimiser l’administratif de votre entreprise
Pour garantir un suivi administratif efficace et ne plus perde de temps inutilement, mieux vaut adopter un logiciel de gestion dédié à votre activité.
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